Vous exercez ou prévoyez d’ouvrir une activité dans les métiers de bouche ? Quel que soit votre concept, restaurant traditionnel comme fast-food, ou votre cœur de métier, boulangerie comme salon de thé : votre logiciel de caisse doit être à la hauteur de vos besoins ! Alors, avant de choisir la plus jolie caisse enregistreuse ou de céder aux avances d’un prestataire éloquent, il convient de bien faire le tour de la question. Pour vous y aider, voici le guide complet 2024 pour bien choisir votre logiciel de caisse.
L’importance d’avoir un logiciel de caisse adapté dans son restaurant
Parmi les étapes importantes lorsqu’on décide d’ouvrir un restaurant, le choix de la caisse enregistreuse et de son logiciel de caisse est un moment crucial. En effet, il s’agit d’un élément central indispensable pour vous assurer une activité aussi efficace que sereine, et ce pour plusieurs raisons :
Le gain de temps
On ne le dira jamais assez, dans tous les types d’activités, mais en restauration en particulier : le temps, c’est de l’argent ! Et qui a-t-il de plus terrible qu’un logiciel tellement lent, qu’il retarde votre service en plein coup de feu ou rallonge la queue dans votre boulangerie !
Une solution d’encaissement adaptée aux spécificités de votre établissement, doit en effet, vous permettre de gagner du temps à chacune des phases de votre journée de travail. Et ce, qu’il s’agisse :
- Des commandes sur place ou en ligne ;
- La réception et la préparation des commandes en click & collect ou à livrer ;
- Des encaissements ;
- L’impression des tickets ;
- La gestion des stocks ;
- Le reporting de la journée, etc.
Les performances de votre établissement ou boutique
Vous le savez certainement déjà : une bonne organisation est non seulement un gain de temps mais également un gage de performances pour votre activité de restaurateur ou de boulanger. Pour y participer, votre logiciel de caisse doit vous donner une visibilité totale sur tous les éléments qui constituent votre journée de travail :
- Le panier moyen ou l’addition moyenne ;
- Le nombre de couverts ou de clients ;
- La gestion des tables en restauration ;
- Les canaux de commande ;
- La gestion des stocks…
La centralisation de toutes ces données grâce à un logiciel de caisse adapté est indispensable pour vous permettre de prendre les bonnes décisions afin d’améliorer la gestion de votre établissement.
La fidélisation de votre clientèle
Indispensable à la pérennité de votre activité, fidéliser les clients ne se fait pas qu’avec un bon pain, une excellente cuisine ou un délicieux burger ! Il ne faut pas oublier que le principe du fast-food, par exemple, c’est la rapidité ! Et un restaurant connaît autant de périodes de rush qu’une boulangerie peut voir ses clients affluer au même moment.
Dans ces moments à flux tendu comme le reste du temps, proposer une expérience fluide à votre clientèle fait partie de leur niveau de satisfaction. Attendre pour avoir son addition, se voir refuser un moyen de paiement, trouver une erreur sur son ticket de caisse ou l’absence d’une réduction annoncée… Voilà autant de situations que votre logiciel de caisse doit vous permettre d’éviter afin de renforcer la fidélité de vos clients !
Besoin d’informations, ou d’un conseil ?
Comment choisir le logiciel de caisse adapté à son activité ?
La première règle à connaître pour bien choisir son logiciel de caisse, c’est l’obligation légale de la certification NF525 ! Mais au-delà de cette législation à laquelle vous ne pouvez déroger, un logiciel certifié présente également l’avantage de vous assurer une mise à jour des évolutions législatives. Ces dernières ayant pour but de tracer toutes les actions de caisse afin de réduire les risques de fraude.
Tous les meilleurs logiciels de caisse du marché devant être certifiés NF525, pour faire le choix d’un système adapté à votre activité de restaurant, Fast-food ou boulangerie, par exemple, il vous faudra ensuite :
Évaluer vos besoins
En prenant notamment en compte la taille de votre structure, vous pourrez savoir quel format de caisse enregistreuse il vous faut. Si vous décidez d’ouvrir un food-truck, par exemple, vous n’aurez pas les mêmes besoins qu’un restaurant traditionnel.
Sur ce même principe, la configuration de votre établissement est également à prendre en considération pour définir le nombre de caisses à prévoir. Car, ouvrir un Bar avec plusieurs salles sur différents niveaux ne nécessitera pas d’optimiser le parcours client de la même manière qu’un petit fast-food faisant plus de vente à emporter que de consommations sur place.
En effet, pour un fast-food, avoir une borne de commande peut vous éviter une longue file d’attente lors des rush pour la prise de commande, et permet de fluidifier le service.
En revanche, pour un restaurant traditionnel avec un grosse équipe en salle et en cuisine, un outil comme les pads de commande s’avère un atout. Cela permet la prise de commande et l’encaissement depuis la tablette ou le smartphone des serveurs, évitant ainsi d’engorger la caisse principale.
Pour aller plus loin dans l’efficacité et la productivité, équipez votre cuisine d’un écran de préparation relié directement à votre système de commande en salle. Fini les problèmes de communication ou les bons de commandes perdus entre la salle et la cuisine !
Enfin, en 2024, il est indispensable pour un restaurant d’avoir une plateforme de commande de repas en ligne. Offrez à votre clientèle la meilleure expérience possible, avec de nombreuses options via votre site ou application : accéder au menu, commander en ligne avec click & collect ou en livraison, possibilité de réserver une table etc. Le tout sans passer par une application intermédiaire comme Uber Eats ou Deliveroo, et donc sans frais ni commission.
Quel budget pour un logiciel de caisse ?
C’est une question importante à se poser pour pouvoir définir le budget à prévoir pour un bon logiciel de caisse. Il faut déjà savoir que, les anciennes caisses n’étant pas conçues pour les systèmes d’encaissement certifiés actuels, tous les logiciels de caisse modernes incluent systématiquement une caisse enregistreuse.
C’est pourquoi, les offres sur le marché pour acquérir un logiciel de caisse se présentent ainsi :
- Achat ou location du matériel d’encaissement : location à partir de 25 euros/mois achat à partir de 890 euros
- Licence mensuelle du logiciel de caisse associé, avec ou sans engagement, à partir de 49 euros/mois
L’achat pouvant s’avérer très onéreux, surtout en cas de paiement comptant, une majorité de restaurateurs font le choix de la location pour leur matériel d’encaissement.
Pour ce qui est du budget à prévoir pour un logiciel de caisse, il s’agit ici d’un élément très variable qui dépendra du modèle de caisse enregistreuse choisi et des fonctionnalités dont vous avez besoin. Sachez cependant, qu’un logiciel d’entrée de gamme peut s’acquérir pour une dizaine d’euros par mois tandis qu’un équipement plus complexe sera amplement plus onéreux. Certains logiciels d’encaissement peuvent se trouver gratuitement sur internet, mais ils ne comprennent pas la certification NF525, ni le support technique, ni la gestion des stocks. Un logiciel de caisse gratuit reste basique dans sa conception et dans son utilisation.
L’important pour définir le budget d’un système d’encaissement, c’est de bien considérer que le prix de votre logiciel de caisse doit être en adéquation avec l’usage et la performance de votre matériel.
Les caractéristiques à prendre en compte pour choisir son logiciel de caisse
Une fois vos besoins et votre budget définis, il faut réussir à faire le tri dans la jungle des offres de logiciels de caisse disponibles sur le marché.
Le matériel associé à un logiciel de caisse
Les offres présentent sur le marché comprennent divers équipements inclus ou non dans le forfait de votre logiciel de caisse :
- Tiroir-caisse
- Ecran tactile
- Terminal de paiement électronique (TPE)
- Imprimante tickets, etc.
Le prix de ces équipements d’encaissement dépendra de leurs performances et surtout de l’usage intensif ou non auquel ils seront soumis.
Les fonctionnalités d’un logiciel de caisse
Un bon logiciel de caisse pour un restaurant doit disposer, à minima, les fonctionnalités suivantes :
- Les plans de tables et des salles
- La gestion des commandes en cuisine
- Une gestion des réservations
- Le suivi des stocks en temps réel
- L’édition des notes de frais
- Une prise en charge des modes de paiements
- Un suivi des clients et des programmes de fidélité
- La gestion des accès gérant(s) et employés
- Une gestion comptabilité, tickets de caisse et factures
- L’affichage des statistiques clés (Menus, produits, offres, etc.)
- Un mode hors-ligne
Pour bien choisir les fonctionnalités d’un logiciel de caisse, listez les fonctionnalités qui sont indispensables à votre établissement.
La prise en main du logiciel de caisse
Pour un gain de temps comme pour limiter les erreurs, la prise en main de votre nouveau logiciel de caisse est un point à ne pas négliger. Généralement intuitif et facile à s’approprier, une interface ergonomique sera un plus pour faciliter les premiers pas de vos équipes de service.
Pour cela, faites le choix d’un prestataire dont la notoriété inspire la confiance et qui saura vous accompagner dès que vous en avez la nécessité pour bien utiliser votre logiciel de caisse.
